L’Albo Fornitori Web trova applicazione nell’automazione ed ottimizzazione di alcuni processi che generalmente sono demandati al personale dell’ufficio acquisti. Esso, infatti, interviene in maniera determinante nelle procedure che originariamente sono di natura manuale e ancora su supporto cartaceo attivando, attraverso meccanismi automatizzati, una dematerializzazione dei documenti e digitalizzazione dei dati in essi contenuti.
Le aree di intervento possono essere individuate e riassunte nei seguenti procedimenti:
- invio e ricezione delle richieste di iscrizione all’Albo dei Fornitori
- invio e ricezione delle richieste di iscrizione all’Albo dei Professionisti
- aggiornamento della documentazione relativa alla presenza nell’Albo dei Fornitori e Professionisti per ciascuna delle aziende / professionisti iscritti
- gestione completa dell’Albo Fornitori e Professionisti da parte degli Enti e Aziende che istituiscono l’Albo con individuazione e selezione rapida dei soggetti idonei alle proprie aspettative
- gestione delle comunicazioni con le aziende ed i professionisti iscritti all’Albo mediante posta elettronica convenzionale e posta elettronica certificata (Pec)
L’iscrizione di un fornitore all’albo viene effettuata interamente via web, tramite un’apposita procedura, dove ciascuna azienda può sottoporre la propria candidatura. La responsabilità delle informazioni prodotte e l’impegno necessario in tale fase restano a carico diretto del fornitore.
Per i fornitori già registrati all’albo è possibile, in qualsiasi momento, effettuare variazioni ai propri dati comunicati in precedenza.
Entrambi i processi, di iscrizione e di variazione, sono sottoposti ad un vincolo di validazione da parte del gestore dell’albo, il quale può accettare o rifiutare la proposta di registrazione o di modifica dei dati fornendo, eventualmente, una motivazione per la decisione presa.
La richiesta d’iscrizione all’Albo si effettua direttamente sul sito web dell’ente o dell’azienda che solitamente dispone di una propria pagina relativa all’argomento Albo Fornitori. A questa pagina è collegata la pagina della piattaforma Albo Fornitori Web che presenta il modulo elettronico tramite il quale vengono sottoposti ed inviati i seguenti dati:
- anagrafica del richiedente (solitamente l’ amministratore);
- identificativi dell’azienda;
- documentazione necessaria, sotto forma di allegati in formato PDF, per ottenere l’inclusione nell’albo fornitori
Una volta completato il processo d’iscrizione all’Albo ogni fornitore (o professionista) riceve le proprie credenziali di accesso, che gli consentiranno di entrare nell’area riservata del sito ed effettuare le seguenti operazioni:
- verificare ed aggiornare la documentazione a proprio carico, ossia, modifica dei dati anagrafici e di ubicazione;
- aggiunta e/o sostituzione di documenti allegati (certificati)
- visionare eventuali comunicazioni inviate dagli operatori ed indirizzate a tutti i fornitori iscritti
- leggere comunicazioni riservate alla propria azienda o alla categoria di appartenenza (es. invito ad aggiornare determinati documenti)
L’applicativo dispone di una area riservata per la gestione dell’Albo Fornitori alla quale si accede inserendo specifiche credenziali. L’operatore entrando in questa area assume il ruolo di gestore dell’albo fornitori con possibilità di effettuare le operazioni di:
- Inserimento / Abilitazione / Cancellazione di un fornitore
- Inserimento / Abilitazione / Cancellazione di un professionista
- Approvazione dell’iscrizione di un fornitore all’Albo dei Fornitori
- Approvazione dell’iscrizione di un professionista all’Albo dei Professionisti
- Modifica dei dati relativi a un fornitore / professionista
- Controllo della situazione dei singoli fornitori con accesso ai dati anagrafici e alla documentazione prodotta
- Controllo della validità delle attestazioni e certificazioni dei fornitori
- Ricerche di fornitori con determinate caratteristiche attraverso l’applicazione di filtri (categorie di appartenenza, certificazioni possedute, etc.)
- Ricerche di professionisti con determinate caratteristiche attraverso l’applicazione di filtri (professione, titoli / certificazioni possedute, etc.)
- Invio di comunicazioni ai fornitori con modalità: singolo fornitore / per categoria di appartenenza / a tutti i fornitori attraverso l’utilizzo della posta elettronica convenzionale e certificata (Pec)
Albo Fornitori Web è una piattaforma software altamente configurabile destinata alla gestione completa dell’albo fornitori e dell’albo professionisti dell’azienda o dell’ente.
La massima configurabilità del sistema permette a ciascun ente di poter personalizzare l’applicativo per soddisfare appieno le proprie esigenze.
- I campi presenti nel modulo di registrazione per l’accreditamento di un fornitore alla piattaforma sono configurabili: quelli già presenti nella versione standard possono essere eliminati, altri campi possono essere aggiunti, tutti i campi possono essere impostati come obbligatori per il proseguo della procedura.
- I moduli di ricerca della sezione di amministrazione dell’applicativo sono pienamente configurabili: filtri di ricerca possono essere aggiunti a piacimento per poter creare delle ricerche personalizzate all’interno degli albi.
- I testi proposti agli utenti (informativa per la privacy, istruzioni per la compilazione, ecc.) sono tutti configurabili dall’interfaccia di amministrazione.
- I testi delle email di sistema (avvenuta approvazione della richiesta di registrazione o di modifica dei dati, ecc.) sono tutti configurabili tramite l’interfaccia di amministrazione del sistema.
Durante la fase di testing e messa in opera dell’applicativo, il nostro staff provvederà ad effettuare una completa analisi dei requisiti in linea con le politiche aziendali, in modo da avere da subito un sistema completamente funzionante e affidabile. Il tutto compreso nel costo di startup.